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La gouvernance de l’information: définitions comparées

La gouvernance de l’information, vous connaissez ? Si oui, n’hésitez pas à laisser votre définition en commentaire. Sinon, je vous propose une petite leçon de rattrapage.
La notion d’information governance, en français gouvernance de l’information ou gouvernance informationnelle apparaît en 2003 au Royaume-Uni. C’est le National Health Service (NHS) qui l’introduit dans le contexte d’un outil d’évaluation en ligne. Le terme est popularisé par ARMA International qui l’utilise dès 2008 en lien avec ses Generally Accepted Recordkeeping Principles (GARP).

Buzz word ou tendance de fond ?
Pour ma part, j’ai découvert ce concept il y a un peu plus de 2 ans, alors que je traquais les dernières tendances du domaine de la gestion de l’information pour renforcer le programme du Master ID nouvelle formule de la HEG.  En creusant un peu ici et là, j’ai estimé qu’au-delà du buzz word ou du rebranding de notions plus anciennes (en particulier le records management) il y avait quelque chose d’assez séduisant dans cette volonté d’appliquer une approche globale de l’information. J’ai donc proposé à ma hiérarchie d’analyser la possibilité de créer un module de spécialisation sur ce thème dans le Master ID, proposition qui a été retenue.

Et voilà que, deux ans plus tard, devenue étudiante de ce même Master, j’ai enfin l’occasion de me pencher plus sérieusement sur cette notion émergente (oui, je sais, ça fait rêver…) pour voir ce qu’elle recouvre exactement et tenter de déterminer s’il s’agit vraiment d’une tendance de fond. Et puisqu’il faut bien commencer quelque part, j’ai décidé de passer en revue quelques définitions, vues en classe ou repérées sur le web.

Allons, définissons !
Honneur au collaboratif, débutons par Wikipedia :
“Information governance, or IG, is an emerging term used to encompass the set of multi-disciplinary structures, policies, procedures, processes and controls implemented to manage information at an enterprise level, supporting an organization’s immediate and future regulatory, legal, risk, environmental and operational requirements.”

Pour le cabinet de conseil Gartner :
“information governance is the specification of decision rights and an accountability framework to ensure appropriate behavior in the valuation, creation, storage, use, archiving and deletion of information. It includes the processes, roles and policies, standards and metrics that ensure the effective and efficient use of information in enabling an organization to achieve its goals.”
Comme l’explique Debra Logan sur son blog en 2010 , cette définition s’inspire de celle de la gouvernance IT formulée par le même cabinet.

Dans son ouvrage de 2013 intitulé Managing Electronic Records: Methods, Best Practices, and Technologies, Robert F. Smallwood suggère que :
“IG is an ongoing program that helps organizations meet external compliance and legal demands and internal goverance rules

Côté français, serdaLAB, laboratoire de veille, d’études et de prospective du Groupe Serda propose en 2011 sa définition de ce qu’il nomme gouvernance documentaire. Il s’agit de :
“La stratégie et l’organisation définies afin de gérer, sécuriser, partager, conserver, valoriser et maîtriser l’information et la connaissance dans l’organisation et son environnement externe afin d’améliorer l’efficacité d’une organisation.”

Pour Jean-Pascal Perrein, l’un des principaux promoteurs de la GI en France, cette notion :
“est avant tout une concentration autour de l’information, de tout ce qui peut permettre de la maitriser. (…). La gouvernance de l’information est une instance facilitatrice de tous les projets dont la manipulation ou le traitement de l’information est la dominante majeure. Par exemple des projets de dématérialisation, d’automatisation de processus (ce qui alimente les BPM est l’information), d’archivage patrimonial, d’archivage probant, de Master Data Management, de réseaux sociaux et de sites collaboratifs, de messageries (Email, IM) et même d’ERP. Cette instance, de part son existence, est le point d’entrée pour bénéficier de référentiels à jour, de fondamentaux, de règles informationnelles métier, …
Son objectif est d’abord dans le développement de la réactivité de l’entreprise, puis dans le pilotage du bon usage de l’information (aspect contrôle).”

Enfin, le consultant Claude Super, propose de clarifier la notion de GI grâce à 5 mots clés : stratégie, évaluation, cycle, service et confiance. Pour lui :
“La gouvernance de l’information est bien une stratégie organisée autour de l’évaluation des données et des documents dont l’usage et les besoins de conformité encadrent un cycle de vie défini dans le référentiel de conservation. (…) Cette stratégie, de part sa capacité à améliorer le service apporté à et par l’organisation, devient moteur de développement et support de la mutation vers l’entreprise 2.0. (…) Avec la gouvernance de l’information, les contours et les règles de cet espace (de confiance) vont être non seulement définies, mais également contrôlées et mesurées dans leur application. C’est pourquoi, en s’attachant au respect des règles, la gouvernance de l’information contribue à instaurer cet espace de confiance dont elle doit en rester la garante.”

Sans être contradictoires, ces définitions présentent des variations notables, probablement dues à la spécialité d’origine de leur(s) auteur(s). Certains insistent sur les aspects de conformité règlementaire et légale et de gestion des risques (aspects RM), alors que d’autres mettent d’avantage l’accent sur le partage et l’usage de l’information et de la connaissance (aspect KM, voire veille).

Et maintenant, récapitulons !
Pour y voir plus clair, il me semble qu’un petit récapitulatif s’impose.
La GI c’est :

Quoi? Comment? Dans quel but?
Wikipedia A set of multi-disciplinary structures, policies, procedures, processes and controls Manage information at an enterprise level Supporting an organization’s immediate and future regulatory, legal, risk, environmental and operational requirements
Gartner Specification of decision rights and an accountability framework To ensure appropriate behavior in the valuation, creation, storage, use, archiving and deletion of information Ensure the effective and efficient use of information in enabling an organization to achieve its goals
Smallwood An ongoing program Help organizations meet external compliance and legal demands and internal goverance rules
serdaLAB Une stratégie et organisation Gérer, sécuriser, partager, conserver, valoriser et maîtriser l’information et la connaissance dans l’organisation et son environnement externe Améliorer l’efficacité d’une organisation
Perrein Une concentration autour de l’information Être une instance facilitatrice de tous les projets dont la manipulation ou le traitement de l’information est la dominante majeure. Etre le point d’entrée pour bénéficier de référentiels à jour, de fondamentaux, de règles informationnelles métier Son objectif est d’abord dans le développement de la réactivité de l’entreprise, puis dans le pilotage du bon usage de l’information (aspect contrôle)
Super Une stratégie organisée autour de l’évaluation des données et des documents L’usage et les besoins de conformité (des données et des documents) encadrent un cycle de vie défini dans le référentiel de conservation. Cette stratégie, de part sa capacité à améliorer le service apporté à et par l’organisation, devient moteur de développement et support de la mutation vers l’entreprise 2.0. (…) Avec la gouvernance de l’information, les contours et les règles de cet espace (de confiance) vont être non seulement définies, mais également contrôlées et mesurées dans leur application. C’est pourquoi, en s’attachant au respect des règles, la gouvernance de l’information contribue à instaurer cet espace de confiance dont elle doit en rester la garante.”

Aurais-je l’audace de tenter une méta-définition ? Allez, je tente :
La gouvernance de l’information est une stratégie organisée autour de l’information, qui définit un ensemble de politiques, de processus, de procédures et de règles permettant d’optimiser la création, le stockage, le partage, l’archivage, la sécurité et la destruction des actifs informationnels dans le but d’assurer la conformité, la réactivité et la performance de l’entreprise et de ses collaborateurs.

Je ne sais pas vous, mais moi, je suis toute essoufflée !

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