En quoi le RSE modifie-t-il le paysage documentaire ?

Le réseau social d’entreprise trouve progressivement sa place dans divers types d’organisations avec l’ambition de favoriser le partage de l’information et la collaboration entre les employés. Mais comment s’insère-t-il dans l’environnement documentaires existant ? Une conférence récente organisée par l’ADBS intitulée “RSE, un outil documentaire ?“, que j’ai déjà évoquée dans un autre billet, s’intéressait précisément à ce sujet. L’exposé et le débat qui a suivi n’ont apporté que des réponses partielles à cette question très intéressante qui mérite un plus large développement.

Des individus et des conversations “documentarisés”

Prenons comme point de départ une situation commune dans le monde de l’entreprise : que fait-on en général lorsqu’on a besoin d’un renseignement sur son lieu de travail ? Dans la grande majorité des cas, on s’adresse à un ou une collègue que l’on juge susceptible de posséder l’information en question ou de savoir où la trouver. Habituellement, cet échange à lieu oralement en face à face ou par téléphone. Il n’y en a donc pas de trace (si ce n’est peut-être sur les serveurs de la NSA !) et on se trouve là dans le domaine de ce que le knowledge management désigne comme la connaissance tacite. Avec un réseau social d’entreprise, cet échange peut avoir lieu par écrit, dans un espace conversationnel public ou privé. La connaissance partagée sera donc consignée, enregistrée et potentiellement réutilisable par d’autres. Une conversation au sein d’un RSE devient donc, en tant qu’objet porteur d’une information consignée un document tel que définit par les théoriciens des sciences de l’information dont Jean-Michel Salaün. Elle présentera alors les deux fonctions complémentaires du document : prouver (fonction qui intéresse plus particulièrement le RM) et transmettre (fonction clé pour le KM). Autre élément caractéristique des RSE, les profils enrichis peuvent être compris comme une “documentarisation” des personnes – le “je” document de Salaün. Un “je” document qui s’exprime, donne son avis, commente, recommande d’autres documents. Avec le RSE, les employés, leurs avis et leurs conversations s’invitent donc dans l’environnement documentaire des entreprises créant de nouvelles possibilités de transmission et de partage de l’information mais aussi de nouveaux défis : Comment éviter le chaos informationnel sans fixer des règles trop rigides qui menacerait la fluidité des échanges ? Comment améliorer la circulation de l’information  tout en assurant la sécurité des données et le respect de la confidentialité. Que faut-il conserver à moyen et long terme ?

Une évolution nécessaire de l’approche traditionnelle

A l’aune des pratiques traditionnelles en matière de gestion documentaire dans l’entreprise, le RSE peut sembler être l’ennemi à combattre. Ainsi, dans son deuxième livre blanc consacré à la gouvernance documentaire, SerdaLAB – constatant que la majorité des RSE sont totalement autonomes du reste du SI et que seuls 7% d’entre eux sont connectés à la solution ECM – affirme que :

“Les notions de «gouvernance» et de «RSE» apparaissent totalement déconnectées l’une de l’autre, pire le «RSE» semble ni intégré et très peu articulé avec le système d’information de l’entreprise”

Bien sûr, la problématique de l’intégration du RSE avec les autres composantes du SI d’entreprise et fondamentale. Elle semble être en progrès selon l’étude 2013 du cabinet spécialisé Lecko qui passe en revue les différentes solutions existantes. Mais au-delà de l’intégration avec des solutions de gestion documentaire classique, ne faudrait-il pas reconnaître que les RSE possèdent leurs propres atouts dans une perspective de gouvernance informationnelle ? C’est en tout cas l’avis d’Alain Garnier qui dans le livre blanc Gouvinfo 2013, esquisse les apports du RSE à la gouvernance de l’information :

  • Il permet de structurer l’information en l’organisant autour de groupes et de thèmes
  • Il apporte un contexte autour des documents en donnant des indications sur ces auteurs
  • Il fournit un historique autour des documents et permet de suivre les différentes étapes de sa constitution (document initial, commentaires, versions successives, etc.) jusqu’au document final

A cela on pourrait ajouter que les fonctionnalités de tagging et la possibilité de noter l’utilité d’une information œuvrent également à une meilleure structuration de l’information, facilitant la recherche et la sélection de l’information. Pour rester pertinentes, la gestion documentaire et, à plus forte raison, la gouvernance de l’information vont devoir intégrer ces nouvelles formes de documents et ces nouvelles pratiques informationnelles centrées sur l’individu.

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